Privacy beleid

Fiola vzw – Groot Begijnhof 73, 9040 Gent – info@fiolavzw.be – www.fiolavzw.be De Kangoeroe, De Tandem, De Dorpel, Het Bint, TWEB en Wunian worden vanaf 1 januari 2018 samen Fiola vzw.

Binnen Fiola vzw worden diverse persoonsgegevens van u verzameld en vastgelegd in het (elektronische) cliëntendossiers. Dit is noodzakelijk om dienstverlening aan u mogelijk te maken. Fiola vzw vindt het belangrijk dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In dit privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Fiola vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna de Privacywet) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG).

1. Wetgeving en begripsomschrijvingen

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Privacywet regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in België. Op 25 mei 2018 vervalt de Privacywet en treedt de AVG in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Privacywet en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Gevoelige persoonsgegevens: gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen;
• Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen;
• Derde: elke persoon die geen cliënt of medewerker is van Fiola vzw;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
• Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer Fiola vzw voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie.

2. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing binnen Fiola vzw en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van:

• Cliënten
• hun wettelijke vertegenwoordiger(s) en vertrouwenspersoon
• hun netwerk
• hun netwerk van professionelen (bijvoorbeeld huisarts, therapeut …)

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze door Fiola vzw verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

1. om de aanmelding van de kandidaat cliënt te verwerken;
2. om overeenkomsten met de cliënt te sluiten;
3. om ondersteuning en begeleiding te bieden;
4. om de verleende ondersteuning en begeleiding financieel af te handelen;
5. om de relatie met de cliënt te onderhouden;
6. voor statistische en communicatieve doeleinden.

We garanderen dat we uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze verwerken en niet voor andere doeleinden zullen gebruiken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, identiteitskaartnummer, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling
• Het rijksregisternummer
• Andere identificatiegegevens: identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat
• Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de cliënt
• Financiële en administratieve gegevens met betrekking tot de dienstverlening en facturatie: rekeningnummer, het lidmaatschap van het ziekenfonds, gegevens betreffende verzekeringen, gegevens betreffende kinderbijslagfonds, pincode elektronische identiteitskaart, VAPH-nummer
• Psycho-agogische gegevens
• Medische, paramedische en verpleegkundige gegevens
• Beeldmateriaal
• Alle andere gegevens opgelegd door de wet

Bovenstaande lijst is niet limitatief.

Gevoelige persoonsgegevens gebruiken we enkel als:

• indien dit nodig is voor de uitvoering van de in punt 3 beschreven doeleinden én je hiervoor je uitdrukkelijke toestemming geeft, of
• verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de cliënt openbaar zijn gemaakt, of
• indien dit noodzakelijk is
• ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene
• om redenen van zwaarwegend algemeen belang,
• met het oog op de uitvoering van verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht,
• voor het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels en –diensten,
• om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid

5. Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens?

Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens verzamelen, namelijk:

• Gegevens verkregen bij de cliënt
• Gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit uw netwerk, gerechtelijke instanties, VAPH, andere voorzieningen, …

De persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren verkregen worden nl. via de telefoon, e-mail, post, contactformulier op de website, digitale databestanden of mondeling.

6. Grondslag van de verwerking

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

1. de cliënt voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de cliënt partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de cliënt en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Fiola vzw onderworpen is;
4. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de cliënt;
5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Fiola vzw of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de cliënt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

7. Verstrekking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verstrekt aan de medewerkers van Fiola vzw en door hen verwerkt in het kader van hun taakuitoefening en in overstemming met de in punt 3 vermelde doeleinden.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien zulks noodzakelijk is voor uitvoering van de in punt 3 beschreven doeleinden en/of indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift.

Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in het vorige alinea, is toestemming van de cliënt vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen (verwerkers) moeten er afspraken gemaakt worden om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Bestaande overeenkomsten moeten wij nog nakijken en aanpassen aan de AVG. Met nieuwe partijen zullen wij verwerkersovereenkomsten afsluiten vooraleer wij uw persoonsgegevens aan hen verstrekken.

8. Het bewaren van persoonsgegevens

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving.

9. Beveiliging van de persoonsgegevens

We treffen alle nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming , wijziging of vertrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

10. Uw rechten omtrent uw gegevens

De personen van wie de gegevens worden verwerkt hebben de volgende rechten:

• Recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom Fiola vzw die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden.
• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die van u worden verwerkt in te zien.
• Recht op rectificatie en aanvulling: Indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te vragen minder gegevens te laten verwerken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar u de toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om persoonsgegevens over te dragen.
• Recht op bezwaar: Indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten.

Om gebruik te maken van uw rechten kan u een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Fiola vzw heeft één maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zullen wij uw verzoek uitvoeren en hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan uw verzoek.

In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kunnen wij weigeren om gehoor te geven aan uw verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

U kan ons op volgende manier contacteren:

> Via e-mail op privacy@fiolavzw.be
> Via de post:
Fiola vzw
t.a.v. verantwoordelijke privacy
Groot Begijnhof 73
9040 Sint-Amandsberg

Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van je identiteitskaart, rijbewijs of ander identiteitsbewijs mee te sturen met u aanvraag. Indien u een kopie meestuurt van uw identiteitskaart raden we u sterk aan om daarbij de pasfoto en het rijksregisternummer onzichtbaar maken. De organisatie vernietigt deze na 6 maanden.

Kan of wil u geen kopie van uw identiteitsbewijs opsturen dan dient u een afspraak te maken om ter plekke uw identiteit te laten vaststellen.

11. Klacht

U kan contact met ons opnemen als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken. We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als je niet tevreden bent met onze reactie, kan je een klacht indienen bij de nationale dienst voor gegevensbescherming in België nl. de privacycommisie.

Gelieve je klacht te richten aan de verantwoordelijke voor het intern beheer van de persoonsgegevens:

> Via e-mail op privacy@fiolavzw.be
> Via de post:
Fiola vzw
t.a.v. verantwoordelijke privacy
Groot Begijnhof 73
9040 Sint-Amandsberg

U kan de privacycommissie contacteren via volgende link https://www.privacycommission.be/nl/contact.

12. Wijziging privacyreglement

We kunnen deze Verklaring te allen tijde aanpassen. Als het om belangrijke wijzigingen gaat, zullen we dit kenbaar maken via de website en, indien van toepassing, de wijzigingen ook elektronisch meedelen.

Laatst bijgewerkt: juni 2018

Disclaimer:

Dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywet en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.